Het inrichten en aansluiten op een duurzaam digitaal depot (E-depot) vraagt veel kennis en ervaring. Veel hangt samen hoe de klant het E-depot wil gebruiken binnen het informatie landschap. DiVault heeft een uitgebreid portfolio van diensten ontwikkeld op en rond het E-depot om klanten te ondersteunen bij het inrichten en beheren van het E-depot, het aansluiten op de bestaande softwareomgevingen en om informatie van gedigitaliseerde stukken als te vervangen software omgevingen op te nemen in het E-depot. Daarnaast houdt DiVault zich continu bezig met ontwikkelingen rond het E-depot zoals MDTO, Common Ground, WOO, AVG, etc. Hiervoor wordt actief geparticipeerd in de diverse werkgroepen vanuit VNG Realisatie, Netwerk Digitaal Erfgoed en het Nationaal Archief.

Het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheid (TMLO) en het recent gepubliceerde Metadatprofiel Toegankelijke Overheid (MDTO) zijn inmiddels de standaard binnen de lokale overheid in Nederland als het gaat om metadata voor duurzaam archiveren van digitale informatie. 

TMLO/MDTO is een goed vertrekpunt voor het opzetten van een E-depot dienst binnen uw gemeente of erfgoedinstelling.

• Waar komt TMLO/MDTO vandaan en hoe is het opgebouwd?
• Welke velden zijn verplicht en welke optioneel?
• Hoe verhoudt TMLO/MDTO zich ten opzichte van mijn huidige DMS/Zaaksysteemoplossing?
• Hoe kan TMLO/MDTO toegepast worden in de informatie strategie voor de korte en lange termijn?
• Wat is MDTO anders/meer dan TMLO?
• MDTO, TMLO en/of TopX, wat is de standaard?

Allemaal vragen waarvoor inzage noodzakelijk is voordat er echt aan de slag kan worden gegaan.

DiVault heeft veel ervaring met het werken met gebruik van TMLO/MDTO en voor al onze klanten geimplementeerd. Deze ervaring gebruiken wij om nieuwe klanten in een korte en praktische workshop van 4 uur, kennis te laten maken met TMLO/MDTO.

DiVault biedt de mogelijkheid om na de workshop, na het mappen van de metadata en het maken van een export, direct een koppeling te maken met het DiVault E-depot.

Het inrichten van een digitaal archief (E-depot) is een complexe aangelegenheid. Het volstaat niet om slechts een technische koppeling te maken met een E-depot voorziening. Ook zullen de beheerorganisatie en de processen geanalyseerd en aangepast moeten worden om digitale duurzaamheid in te regelen.

DiVault ondersteunt organisaties zowel op het gebied van het technisch laten aansluiten van de huidige informatiestromen op het E-depot als het inrichten van de beheerorganisatie. 

DiVault ondersteund organisaties bij inrichting en opleiding voor zowel het platform als de beheeromgeving.

Het beheren van een duurzaam digitaal depot is anders dan een analoog archief. Een E-depot is meer dan alleen het opslaan van te bewaren digitale informatie.

DiVault ondersteunt organisaties bij het inrichten van de beheerprocessen en organisatie. De kennis die DiVault heeft om te kunnen voldoen aan Eisen Digitaal Duurzaam Depot (ED3) en ISO27001 zijn hierbij zeer bruikbaar.

Als leidraad wordt gebruik gemaakt van de volgende richtlijnen: ISO27001 (beveiliging), ED3 en CTS (CoreTrustSeal).

Common Ground is gebasseerd op twee basis principes:

1. Informatie op 1 locatie bewaren, beheren en archiveren. Voorkom het eindeloos kopieeren van data naar de verschillende systemen voor gebruik.

2. De datalaag scheiden van de functionele laag. Hiermee wordt het eenvoudiger om over te stappen naar een nieuwe / andere applicatie zonder dat data gemigreerd/geconverteerd hoeft te worden. De afhankelijkheid naar systeemleveranciers wordt daarmee ook kleiner.

Bij het duurzaam digitaal bewaren van informatie wordt aan beide principes voldaan. Data wordt conform een standaard (MDTO/PRONOM) datamodel opgeslagen en in een duurzame omgeving centraal beheerd.

Daarbij zijn ook alle rechten goed geregistreerd zodat toegang of ontsluiting naar dat- of diegene die daarvoor zijn geautoriseerd is geregeld. Hiermee kunnen vraagstukken als Openbare Toegang (OpenData) of Wet Open Overheid (WOO) uitstekend worden ingevuld.

DiVault levert al een duurzaam digitaal depot (e-depot) aan meer dan 40 organisaties maar heeft ook de ambitie om de Record Management functie voor overheden in te vullen. Dat is ook mogelijk met het DiVault Depot. Duurzaam beheer, rechten en vernietiging zijn geregeld. Daarnaast zijn wij druk doende om koppelingen te bouwen met Zaak en Vakapplicaties. Zowel via en met onze klanten maar ook door het aangaan van samenwerkingsverbanden met deze systeemleveranciers. Een duurzaam digitaal depot vraagt immers specifieke kennis en middelen.