Het inrichten en aansluiten op een duurzaam digitaal depot (E-depot) vraagt veel kennis en ervaring. Veel hangt samen hoe de klant het E-depot wil gebruiken binnen het informatie landschap. DiVault heeft een uitgebreid portfolio van diensten ontwikkeld op en rond het E-depot om klanten te ondersteunen bij het inrichten en beheren van het E-depot, het aansluiten op de bestaande softwareomgevingen en om informatie van gedigitaliseerde stukken als te vervangen software omgevingen op te nemen in het E-depot.

Daarnaast houdt DiVault zich continu bezig met ontwikkelingen rond het E-depot zoals MDTO, Common Ground, WOO, DSO, AVG, etc. Hiervoor wordt actief geparticipeerd in de diverse werkgroepen vanuit VNG Realisatie, Netwerk Digitaal Erfgoed en het Nationaal Archief.

Een E-depot of pre-depot heeft geen waarde zonder content. Veel van die duurzaam te bewaren content zit in vak- of zaak/DMS applicaties elk met hun eigen metadata model.

Binnen DiVault beschikken wij over een dedicated data engineering team die klanten (gemeenten, waterschappen en archieven) helpen om data uit, zowel oude als actieve applicaties, te organiseren, op te schonen, exporteren, migreren naar een duurzaam formaat (TMLO/MDTO) en uiteindelijk op te nemen in het e-depot.

Dat doen wij in samenwerking met de (bron) systeem leverancier maar indien nodig alleen samen met de opdrachtgever.

Het betreft hier zowel eenmalige acties voor de opname van data uit, oude of uit te faseren, applicaties als continu of periodieke opname via een koppelvlak direct of via een Enterprise Service Bus.

Aangezien bij het begin van het proces een uitvoerige analyse van de gehele database wordt gedaan, waarna de data eerst wordt opgeschoond en verrijkt, zorgt dit voor een aanzienlijke kwaliteitsverbetering van de te bewaren informatie.

Wij hebben inmiddels ervaring met de volgende applicaties: Corsa, Verseon, Join, Djuma, Mozard, Powerbrowser, Squit, Parleaus, Lotus Notes, Notubiz, GemeenteOplossingen, CompanyWebcast, RX Enterprise, Zaaksysteem.nl, Centric Leefomgeving, E-suite, iBabs.

Het (handmatig) opnemen van informatie behoeft inhoudelijke (technische) vaardigheden. Deze informatie moet immers aan specifieke voorwaarden (TMLO/MDTO) voldoen voordat deze goed door de ingest controles komt om daadwerkelijk in het (pr)e-depot wordt geregistreerd. DiVault kan klanten deels of geheel ondersteunen bij dit proces.

De (archief)medewerker kan zich daardoor meer concentreren op de kwaliteit van de aangeleverde informatie en advisering aan de de vakafdeling.

Common Ground is gebasseerd op twee basis principes:

1. Informatie op 1 locatie bewaren, beheren en archiveren. Voorkom het eindeloos kopieeren van data naar de verschillende systemen voor gebruik.

2. De datalaag scheiden van de functionele laag. Hiermee wordt het eenvoudiger om over te stappen naar een nieuwe / andere applicatie zonder dat data gemigreerd/geconverteerd hoeft te worden. De afhankelijkheid naar systeemleveranciers wordt daarmee ook kleiner.

Bij het duurzaam digitaal bewaren van informatie wordt aan beide principes voldaan. Data wordt conform een standaard (MDTO/PRONOM) datamodel opgeslagen en in een duurzame omgeving centraal beheerd.

Daarbij zijn ook alle rechten goed geregistreerd zodat toegang of ontsluiting naar dat- of diegene die daarvoor zijn geautoriseerd is geregeld. Hiermee kunnen vraagstukken als Openbare Toegang (OpenData) of Wet Open Overheid (WOO) uitstekend worden ingevuld.

DiVault levert al een duurzaam digitaal depot (e-depot) aan meer dan 40 organisaties maar heeft ook de ambitie om de Record Management functie voor overheden in te vullen. Dat is ook mogelijk met het DiVault Depot. Duurzaam beheer, rechten en vernietiging zijn geregeld. Daarnaast zijn wij druk doende om koppelingen te bouwen met Zaak en Vakapplicaties. Zowel via en met onze klanten maar ook door het aangaan van samenwerkingsverbanden met deze systeemleveranciers. Een duurzaam digitaal depot vraagt immers specifieke kennis en middelen.