E-depot / DDB
Het digitaal duurzaam bewaren van informatie is een proces met veel onzekerheden over wet- en regelgeving, over hard- en software en over de reikwijdte van de te archiveren materialen. De traditionele benadering van stapsgewijs aanleveren en in het archief brengen van materialen is hierdoor niet meer toerreikend.
Een e-depot richt zich voornamelijk op die digitale informatie die overgebracht moet worden naar een archiefbewaarplaats. Inmiddels hebben wij geleerd dat digitale duurzaamheid al begint bij creatie en dat het duurzaam digitaal bewaren eerder in het informatieproces moet worden ingevuld.
DiVault heeft een e-depot ontwikkeld op basis van de Open Archival Information System (OAIS) architectuur. Dit platform is inmiddels uitgebreid met die functies en autorisaties dat het ook geschikt is voor het organiseren en duurzaam bewaren van "nog-niet-overgebrachte) informatie.
DiVault biedt dan ook een Digitaal Duurzame Bewaarplaats (DDB) die zowel de E-depot, Pre-depot als Record Management functionaliteiten biedt.
Het DiVault DDB sluit direct of indirect (via een Enterprise Service Bus / ESB) aan op zowel bron- als zaaksystemen. Informatie wordt duurzaam, veilig en software onafhankelijk bewaard. Uitgebreide zoekmogelijkheden bieden een gebruikersvriendelijke en efficiente toegang voor zowel burger als ambtenaar mits deze beschikt over de juiste autorisaties.
Pre-depot / RMA
Het DDB is ook zeer goed inzetbaar als pre-depot. In de praktijk zien wij dat lokale overheden hun informatie eerder veilig willen stellen dan na de wettelijke overbrengingstermijn. Groot voordeel hierbij is dat:
- Informatie veilig en toegankelijk is.
- Duurzaam en software onafhankelijk wordt bewaard.
- Het compleet en opgeschoond is.
- Toegankelijk voor ambtenaar maar ook voor de burger ihkv WOO.
- Centraal te beheren en te vernietigen is.
- Overbrenging geautomatiseerd kan worden.
- Overbrenging ook naar een extern e-depot kan worden gedaan.
In weze vervangt het pre-depot de oude Record Management Application (RMA) met aanzienlijk meer mogelijkheden en voordelen.
Preservering
Eén van de krachten van het bewaren van digitale informatie in het DiVault archief is het beheren van de levensduur van de informatie. Elk bestand wordt voorzien van metadata waarin ook de bewaartermijn is vastgelegd. Via de reporting functionaliteit op onze webportal krijgt u eenvoudig inzicht in hoeveel data hoelang zal worden opgeslagen. Na afloop van de bewaartermijn kan de informatie, conform de afgesproken richtlijnen van de klant, worden vernietigd.
Via de PRONOM database van The Nationale Archives (UK) controleert DiVault periodiek of de opgeslagen bestandformaten nog actueel zijn. Mocht dat niet zo zijn dan wordt dat tijdig gesignaleerd en in overleg met de klant besproken, of conversie naar een nieuw of ander standaard fileformat wenselijk is. In dat geval zal de conversie ook worden uitgevoerd.
DiVault is volledig ISO27001 gecertificeerd en werkt conform de richtlijnen van Eisen Digitaal Duurzaam Depot (ED3). Een uitgebreid preseveringsbeleid is hier onderdeel van.
Uitgebreid zoeken
Eén van de belangrijkste onderdelen van een archief is het terugvinden van de gearchiveerde informatie. DiVault beschikt over een geavanceerde zoekmachine gebaseerd op OpenSource software technologie, waarbij niet alleen door geïndexeerde metadata, maar ook door object content kan worden gezocht.
Search is cruciaal in het beschikbaarstellen van opgeslagen archiefinformatie. De toegankelijk die wij bieden is groot en het gebruik eenvoudig. DiVault biedt de mogelijkheid om de zoekomgeving aan te passen op de specifieke wensen van haar klanten.
Een optimale zoekomgeving bepaald immers voor een belangrijk deel de kwaliteit van uw dienstverlening!
Daarnaast is het mogelijk om archiefinformatie te ontsluiten via de eigen portaal of zoekomgeving. Hiervoor biedt DiVault een standaard koppelvlak aan waar andere partijen op kunnen aansluiten.
