E-depot / DDB

Het digitaal duurzaam bewaren van informatie is een proces met veel onzekerheden over wet- en regelgeving, over hard- en software en over de reikwijdte van de te archiveren materialen. De traditionele benadering van stapsgewijs aanleveren en in het archief brengen van materialen is hierdoor niet meer toerrijkend.

Een E-depot richt zich voornamelijk op die digitale informatie die overgebracht moet worden naar een archiefbewaarplaats. Inmiddels hebben wij geleerd dat digitale duurzaamheid al begint bij creatie en dat het duurzaam digitaal bewaren eerder in het informatieproces moet worden ingevuld.

DiVault biedt dan ook een Digitaal Duurzame Bewaarplaats (DDB) die zowel de E-depot als Record Management functionaliteiten biedt.

Het DiVault DDB sluit direct of indirect (via een Enterprise Service Bus / ESB) aan op zowel bron- als zaaksystemen. Informatie wordt duurzaam, veilig en software onafhankelijk bewaard. Uitgebreide zoekmogelijkheden bieden een gebruikersvriendelijke en efficiente toegang voor zowel burger als ambtenaar mits deze beschikt over de juiste autorisaties.

Ingest

DiVault biedt haar klanten de mogelijkheid om naast het standaard formaat ook een geconverteerd formaat plus metadata te bundelen tot een container en deze langdurig op te slaan. Hierbij wordt het principe van het expertisecentrum e-David gevolgd (zie ook http://www.edavid.be/edavid.php).

Deze aanpak heeft als groot voordeel dat voor zeer langdurige opslag van digitale informatie de kans optimaal is dat de informatie kan worden teruggevonden als wel kan worden gelezen.

Het e-David model is ontwikkeld door de Stad Antwerpen en de Vlaamse Gemeenschap . Zij hebben een onderzoek uitgevoerd om te komen tot een praktische toepassing voor het langdurig bewaren van digitale informatie.

Metadataverrijking

Metadata is essentieel voor het beheer van informatie. Grofweg zijn er drie verschillende soorten metadata:

  • Beschrijvende metadata die voornamelijk bestaat uit gegevens over de context van een document, bedoelt voor identificatie, interpretatie, authenticatie en vindbaarheid;
  • Administratieve of beheersmetadata ten behoeve van het archiefsysteem, zoals autorisatie, logistieke gegevens, eigendom, formele herkomst, verantwoording van beheersactiviteiten;
  • Technische metadata, waarmee info wordt opgeslagen over gebruikte software, hardware en opslagformaat.

In de ideale archiefwereld wordt al deze metadata tijdens het archiveren van een bestand meteen mee gearchiveerd, maar zoals zo vaak bestaat een ideale archiefwereld niet. Daarvoor biedt DiVault de mogelijkheid om op een later tijdstip alsnog extra metadata aan een bestand mee te geven, zonder dat de content van het bestand wordt aangetast.

E-depot opslag

  • Data-opslag

    De dataopslag wordt verzorgd door ons Object Based storage cluster. Iedere klant beschikt over een eigen voor anderen afgeschermde opslag. Verrekening vindt plaats per TB op basis van het pay-per-use principe

  • Replicatie

    Om een hoge beschikbaarheid te garanderen worden van uw data meerdere replica’s opgeslagen. Daarbij zorgen we ervoor dat deze replica’s worden verdeeld over twee, 50 km geografisch van elkaar gescheiden, datacenter locaties. De datacenters zijn ISO27001 (beveiliging) gecertificeerd.

  • Firewall

    Om de DiVault archief omgeving en uw data te beveiligen tegen ongewenste indringers wordt de toegangsbeveiliging verzorgd door een statefull firewall.

  • Proxy

    Door gebruik te maken van een reverse proxy wordt een extra beveiligingslaag gecreëerd, waarmee tevens loadbalancing van het dataverkeer wordt uitgevoerd.

  • Secure Access

    Toegang tot uw archiefdata wordt gerealiseerd met behulp van toegangscontrole op basis van loginnaam en wachtwoord. Alle communicatie met uw DiVault archief geschiedt standaard via SSL versleuteling. Integriteit van de gearchiveerde data wordt gewaarborgd door onze Write Once Read Many (WORM) opslag, waarbij tevens gebruik kan worden gemaakt van huidige cryptografie zoals md5, sha256, sha384 en sha512.

  • Monitoring

    Alle DiVault componenten worden 24x7 bewaakt door middel van een opensource monitoring tool specifiek aangepast voor DiVault. Bij eventuele incidenten wordt onze support afdeling via mobiele devices snel gealarmeerd.

  • Support registratie

    Al onze klanten krijgen direct toegang tot onze supportorganisatie. Via een mail en telefoon kunnen supportcalls aangemaakt worden die, conform het afgesproken SLA, opgelost en gerapporteerd worden.

  • Support

    De support wordt vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Deze bevat  informatie over de gegarandeerde servicelevels, rapportages, escalaties, kostenopbouw en aanspreekpunten.

  • Webreporting

    Via onze webportal kunt u uw geprivatiseerde webportal bereiken. Deze geprivatiseerde webportal biedt u de mogelijkheid om de klantinformatie te beheren, de maandelijkse rapportages en facturen in te zien en/of te downloaden.

Preservering

Eén van de krachten van het bewaren van digitale informatie in het DiVault archief is het beheren van de levensduur van de informatie. Elk bestand wordt voorzien van metadata waarin ook de bewaartermijn is vastgelegd. Via de reporting functionaliteit op onze webportal krijgt u eenvoudig inzicht in hoeveel data hoelang zal worden opgeslagen. Na afloop van de bewaartermijn kan de informatie, conform de afgesproken richtlijnen van de klant, worden vernietigd.

Via de PRONOM database van The Nationale Archives (UK) controleert DiVault periodiek of de opgeslagen bestandformaten nog actueel zijn. Mocht dat niet zo zijn dan wordt dat tijdig gesignaleerd en in overleg met de klant besproken, of conversie naar een nieuw of ander standaard fileformat wenselijk is. In dat geval zal de conversie ook worden uitgevoerd.

DiVault is volledig ISO27001 gecertificeerd en werkt conform de richtlijnen van Eisen Digitaal Duurzaam Depot (ED3). Een uitgebreid preseveringsbeleid is hier onderdeel van.

Formatconversie

Eén van de grootste uitdagingen van het bewaren van digitale informatie voor langere termijn is het kunnen teruglezen van de opgeslagen informatie. Het loskoppelen van data van de applicatie waarin zij is gecreëerd is dan ook essentieel.

DiVault biedt de mogelijkheid om data te converteren naar een standaard formaat. Dit kan zowel bij de initiële opslag worden uitgevoerd als ook op een later tijdstip als er een beter standaard formaat op de markt beschikbaar is.

DiVault is via de PRONOM database van The National Archives, betrokken bij het volgen en vastleggen van standaard formaten (preservering). Wij ondersteunen dan ook onze klanten bij het kiezen van juiste standaard formaten.

Uitgebreid zoeken

Eén van de belangrijkste onderdelen van een archief is het terugvinden van de gearchiveerde informatie. DiVault beschikt over een geavanceerde zoekmachine gebaseerd op OpenSource software technologie, waarbij niet alleen door geïndexeerde metadata, maar ook door object content kan worden gezocht. 

Search is cruciaal in het beschikbaarstellen van opgeslagen archiefinformatie. De toegankelijk die wij bieden is groot en het gebruik eenvoudig. DiVault biedt de mogelijkheid om de zoekomgeving aan te passen op de specifieke wensen van haar klanten.

Een optimale zoekomgeving bepaald immers voor een belangrijk deel de kwaliteit van uw dienstverlening!

Daarnaast is het mogelijk om archiefinformatie te ontsluiten via de eigen portaal of zoekomgeving. Hiervoor biedt DiVault een standaard koppelvlak aan waar andere partijen op kunnen aansluiten.

Informatie over cookies

Cookies zijn korte rapporten die via uw browser worden verzonden en opgeslagen op de harde schijf van de computer van de gebruiker wanneer deze verbinding maakt met een web. Cookies kunnen worden gebruikt om gebruikersgegevens te verzamelen en op te slaan terwijl ze verbonden zijn om u de gevraagde services te bieden. Cookies worden gebruikt indien de website de neiging heeft deze niet te bewaren. Cookies kunnen van de website of van derde zijn.

Er zijn verschillende soorten cookies:

  • Technische cookies die gebruikersnavigatie vergemakkelijken en het gebruik van de verschillende opties of diensten die door het internet worden aangeboden. Om de sessie te identificeren, toegang tot bepaalde gebieden mogelijk te maken, bestellingen, aankopen, het invullen van formulieren, registratie, beveiliging, faciliterende functionaliteiten (video's, sociale netwerken, enz..).
  • Maatwerk cookies waarmee gebruikers toegang hebben tot diensten op basis van hun voorkeuren (taal, browser, configuratie, enz ...).
  • Analytische cookies die anonieme analyse van het gedrag van website gebruikers mogelijk maken en waarmee gebruikersactiviteit kan worden gemeten en navigatieprofielen kunnen worden ontwikkeld om de websites te verbeteren.

Dus wanneer u onze website bezoekt, in overeenstemming met artikel 22 van Wet 34/2002 van de Informatiemaatschappij (GDPR), hebben we u om toestemming gevraagd voor het gebruik ervan. Dit alles om onze services te verbeteren. We gebruiken Google Analytics om anonieme statistische informatie te verzamelen, zoals het aantal bezoekers van onze site. Cookies die worden toegevoegd door Google Analytics vallen onder het privacybeleid van Google Analytics. Als u wilt, kunt u cookies van Google Analytics uitschakelen.

Houd er echter rekening mee dat u cookies kunt in- of uitschakelen door de instructies van uw browser te volgen.