Klanten

Referenties

Hierbij een impressie van hoe klanten samenwerken met DiVault.

Noaberkracht

Karin Wintels, adviseur Digitale Duurzaamheid bij Noaberkracht

Noaberkracht geeft digitale duurzaamheid vorm met E-depot van Divault

Noaberkracht, de werkorganisatie van de gemeenten Dinkelland en Tubbergen, beheert drie archiefstromen: van de beide gemeenten en van de werkorganisatie (denk aan personeelsdossiers, financiële stukken etc.). Karin Wintels is als adviseur digitale duurzaamheid verantwoordelijk voor het borgen van deze drie informatiestromen, het juist beheren en ontsluiten van zaken en het eenvoudig doorzoekbaar maken ervan. De langdurig en blijvend te bewaren informatie brengt ze nu gefaseerd over naar het E-depot van DiVault. Waarom maakte ze deze keus en tegen welke uitdagingen loopt ze daarbij aan?

Noaberkracht heeft veel zicht op haar eigen informatiehuishouding. Er is een Informatie Team (I-team) dat zicht houdt op gegevens, processen en applicaties. Iedere twee weken overlegt dit team over ontwikkelingen of wensen aangaande de informatievoorziening. Naast advies aan het management over de informatievoorziening en begeleiding van de beheerders van alle applicaties, neemt het I-team ook deel aan alle projecten met een informatievoorzieningscomponent. Op die manier kan het team vanaf het begin al meedenken over de inrichting van applicaties.

Visie op informatiehuishouding

Karin Wintels maakt als adviseur Digitale Duurzaamheid onderdeel uit van het I-team. Ze vertelt: “Vrijwel alle ‘grote’ vakapplicaties binnen Noaberkracht beschikken over functionaliteit om informatie na de verplichte bewaartermijn automatisch te verwijderen. Mijn uitdaging is vooral om te kijken hoe we moeten omgaan met informatie die langdurend of blijvend bewaard moet worden. Hou je die in een vakapplicatie, ook nadat een dossier is gesloten? Of breng je die over naar een digitale archiefbewaarplaats ofwel E-depot? Als je kiest voor het eerste, dan moet je bij het in gebruik nemen van een nieuwe applicatie continu ook afgesloten dossiers mee migreren. Dat is een heel gedoe, zeker als de nieuwe applicatie gebruikmaakt van een ander bestandsformaat. Daarom maken wij de keus om op termijn alle afgeronde dossiers over te brengen naar een E-depot, een digitaal archief waar de informatie zo wordt opgeslagen dat die altijd toegankelijk blijft. Op die manier anticiperen we ook op de ontwikkelingen betreffende de Wet Open Overheid.”

Digitaliseren van bouwdossiers

Noaberkracht startte in 2019 met het ten uitvoer brengen van deze visie. Het eerste project betrof de bouwdossiers. Wintels sprokkelde budget bij elkaar voor het digitaliseren van papieren dossiers en deed een marktverkenning. Zo maakte ze ook kennis met DiVault. “Naast het feit dat we meteen een klik hadden en dat zij goed aanvoelden wat wij zochten, was het prettig dat zij een FastTrack programma hadden waarbij ze tegen een vaste prijs werken. Zo wist ik zeker dat ik binnen mijn budget voor de bouwdossiers zou blijven en konden we op een vrij laagdrempelige manier eens kennismaken met een E-depot: hoe werkt dat precies? Hoe gebruiksvriendelijk is het? Welke dossiers lenen zich wel om in een E-depot op te slaan en welke niet?”

Automatisch toevoegen van metadata

Het E-depot van DiVault bestaat uit archiefruimte en software om op een gebruiksvriendelijke manier te archiveren en informatie terug te vinden. Daardoor is het overbrengen van digitale bouwarchieven vrij eenvoudig. Maar bij het scannen van papieren dossiers zul je metadata moeten meegeven, en dat vormde een probleem, vertelt Wintels. “We laten de dossiers scannen door ingehuurde medewerkers. Zij kunnen wel eenvoudige metadata aanbrengen, zoals de locatie, omschrijving dossier en jaartal vergunning. Maar zij zijn geen inhoudsdeskundigen. Daarom hebben de leverancier van de scanners en DiVault samen een oplossing bedacht waarbij volautomatisch bepaalde metadata kan worden meegegeven aan de ingescande dossiers.”

Wintels gebruikte dit project als pilot, om te testen hoe de samenwerking met DiVault bevalt. “Ze moesten immers buiten hun standaarddienstverlening om met ons meedenken”, zegt ze. De pilot verliep uitstekend. “We hebben hele korte lijnen. Ik krijg direct antwoord op een vraag, daar hoef ik geen aparte bespreking voor in te schieten of drie weken op te wachten. Bovendien luistert DiVault goed naar onze ideeën. Ze komen met oplossingen waar wij echt iets aan hebben. Dat is belangrijk als je samen de toekomst in wilt.”

Werken op basis van vertrouwen

Vanwege deze kwaliteiten sloot Noaberkracht in 2022 een contract voor onbepaalde tijd met DiVault. Wintels: “Wij werken graag op basis van vertrouwen. Het vertrouwen in DiVault is groot. Ze hebben bewezen dat ze niet alleen over de juiste dienstverlening en expertise beschikken, maar dat ze vooral heel klantgericht zijn. Ze denken mee over huidige en toekomstige vraagstukken. Zo zorgen ze ervoor dat niet iedere gemeente zijn eigen wiel uitvindt, maar dat ze kunnen meeliften op elkaars ideeën. Zo kun je veel meer snelheid maken.”

En dat is nodig, want Noaberkracht staat nog maar aan het begin van het archiveringstraject. “We hebben nu 15.000 bouwdossiers in het E-depot staan en hebben nog duizenden te gaan. Tegelijkertijd ben ik al bezig met de voorbereidingen voor het digitaliseren van de bodemonderzoeken, het archiveren van de bestemmingsplannen en de raadsinformatie in het e-depot. Op termijn moet alle blijvend te bewaren informatie, die nu in het DMS-deel van applicaties is ondergebracht, worden overgeheveld naar het E-depot van DiVault. We hebben nog een lange weg te gaan. Daarbij laten we ons leiden door de Wet Open Overheid. We zullen op die weg vast nog wel wat hobbels tegenkomen. Maar ik ben ervan overtuigd dat DiVault ons met raad en daad terzijde blijft staan.”

Streamer: “DiVault dacht buiten hun standaarddienstverlening om met ons mee”

Markten

De dienstverlening van DiVault is toepasbaar in alle markten. Zowel bij zakelijke als de non-profit organisaties. Informatie staat nu eenmaal centraal binnen alle ondernemingen. Het effect en daarmee de voordelen van een goed ingericht digitaal archief kan bij een aantal marktsegmenten verschillend zijn. In sommige segmenten is het vanuit de wetgever pure noodzaak, voor anderen is het archief en de daarbinnen beheerde collectie, zelfs 'Core-Business".

De oplossing kan in de basis dan wel identiek zijn, de invulling kan per marktsegment verschillen.

Alle bedrijven hebben tevens te maken met Legacy omgevingen, die omwille van bijvoorbeeld wet en regelgeving, in de lucht gehouden dienen te worden om de data die op de systemen staat. toegankelijk te houden. DiVault biedt de mogelijkheid aan haar klanten om deze data te selecteren, en te archiveren. De Legacy systemen kunnen hiermee worden afgebouwd.

Overheid

De overheid moet kosten besparen en gelijk haar dienstverlening naar de burger verbeteren. Het digitale loket en het nieuwe werken zijn kernbegrippen geworden die grote invloed hebben op de ict.

Archivering is cruciaal om de groeiende informatie (data) stroom te structureren. De IT omgeving heeft te maken met een al maar groeiende hoeveelheid data, dure opslagoplossingen en een grote uitdaging met backup en recovery tijden. Er is amper structuur in de data, niets of weinig wordt weggegooid en alles wordt bewaard tegen het hoogst haalbare servicelevel. Structureren en archiveren is bittere noodzaak.

Het digitale archief is de oplossing voor deze problemen. Het zorgt dat afdelingen gaan nadenken over hun informatie, data niet ongebreideld groeit en de kosten in toom worden gehouden. Praktijk wijst uit dat een gestructureerde datahuishouding en een geoptimaliseerde Data infrastructuur op IT vlak alleen al tot zo'n 70% kostenbesparing kan leiden ten opzichte van reguliere uitbreidingen van de huidige omgeving.

Daarnaast wordt de data volgens een standaard formaat veilig opgeslagen conform de richtlijnen van TMLO, AVG, RODIN, ED3, OAIS, en is, voor diegene die daarvoor geautoriseerd zijn, goed en vooral snel terugvindbaar.

Cultuur

De educatieve markt en erfgoedsector zijn enorm in beweging. Klanten/studenten/burgers hebben meer behoefte om de informatie electronisch te verwerven en te verwerken. Archiefinformatie en educatieve informatie moet dus ook electronisch vindbaar en leesbaar worden. Het gaat hierbij niet alleen om de metadata (vinden) maar juist ook om de content zelf.

Meer en meer gebruikers willen deze informatie vanuit hun huis/werk via het internet vinden en raadplegen. De rol van de erfgoed instelling blijft onveranderd, namelijk het beheren, complementeren en ontsluiten van een collectie. De vorm hoe dit in de toekomst plaatsvindt verandert en de middelen die de instelling hiervoor nodig heeft veranderen eveneens.

DiVault ondersteunt zowel de educatieve markt als de erfgoedinstellingen met het opslaan, digitaal beheren en ontsluiten van hun digitale informatie. Door gebruik te maken van de DiVault diensten kunnen de instellingen zich richten op de klantcontacten (portals) en het verbeteren en complemeteren van het lesmateriaal en archiefinformatie.

Zorg

De groei van informatie binnen de gezondheidszorg is enorm. Vooral door het gebruik van geavanceerde PACS systemen neemt de hoeveelheid data toe. Daarbij komt dat voor onderzoek de informatie voor een langere periode bewaard moet worden. De strengere wetgeving en beter beschikbaar stellen van patient informatie zorgt ervoor dat data archivering belangrijk wordt.

Daarnaast worden de kosten voor opslag, met die grote hoeveelheden data, een probleem. Archiveren, opschonen, goedkoper, efficienter en veiliger informatie duurzaam organiseren is dus pure noodzaak. 

Zakelijk

De zakelijke markt krijgt steeds meer te maken met een toenemende hoeveelheid data. Vanuit de wetgeving is er weinig noodzaak om structureel over te gaan tot een brede invoering van archivering. De 7 jaar opgegeven vanuit de belastingdienst valt te overzien en is goed mee te nemen in de reguliere opslag, wellicht met een extra kenmerk of back-up.

Grootste uitdaging ligt echter in de kostensfeer en die wordt vooral gevoeld binnen de IT afdeling. Ondanks de goedkoper wordende storage is de groei van data enorm en zorgt uiteindelijk voor een aanzienlijke groei in de IT kosten. Daarnaast krijgt men te maken met technische uitdagingen op het gebied van back-up en restore tijden. De 7-24-uurs economie vraagt eveneens meer beschikbaarheid en hogere performance.

Om te komen tot een structurele oplossing zullen bedrijven hun informatie landschap in kaart moeten brengen en classificeren. Archivering kan daarbij een prima hulpmiddel zijn. Zeker als gearchiveerde informatie kosten bespaart en beter beheersbaar en toegankelijk is. 

Legacy

Veel ondernemingen moeten oude IT systemen in de lucht houden om de informatie die deze systemen bevatten, toegankelijk te houden. Meestal heeft deze noodzaak een juridische grondslag maar het kan ook vanuit onderzoek, educatieve of bedrijfsmatige achtergrond hebben.

Het in de lucht houden van deze oude legacysystemen is een kostbare en risicovolle aangelegenheid. De ondersteuning van incourante Hard- en Software is duur. Componenten maar ook kennis wordt steeds moeilijker verkrijgbaar.

De continuïteit van de informatie de legacysystemen is hiermee gewaarborgd, het IT landschap wordt vereenvoudigd en de operationele kosten worden aanzienlijk gereduceerd.

Informeer over de mogelijkheden van het migreren van uw data vanuit legacysystemen naar het DiVault archief via: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder vermelding van Legacy systemen.

Informatie over cookies

Cookies zijn korte rapporten die via uw browser worden verzonden en opgeslagen op de harde schijf van de computer van de gebruiker wanneer deze verbinding maakt met een web. Cookies kunnen worden gebruikt om gebruikersgegevens te verzamelen en op te slaan terwijl ze verbonden zijn om u de gevraagde services te bieden. Cookies worden gebruikt indien de website de neiging heeft deze niet te bewaren. Cookies kunnen van de website of van derde zijn.

Er zijn verschillende soorten cookies:

  • Technische cookies die gebruikersnavigatie vergemakkelijken en het gebruik van de verschillende opties of diensten die door het internet worden aangeboden. Om de sessie te identificeren, toegang tot bepaalde gebieden mogelijk te maken, bestellingen, aankopen, het invullen van formulieren, registratie, beveiliging, faciliterende functionaliteiten (video's, sociale netwerken, enz..).
  • Maatwerk cookies waarmee gebruikers toegang hebben tot diensten op basis van hun voorkeuren (taal, browser, configuratie, enz ...).
  • Analytische cookies die anonieme analyse van het gedrag van website gebruikers mogelijk maken en waarmee gebruikersactiviteit kan worden gemeten en navigatieprofielen kunnen worden ontwikkeld om de websites te verbeteren.

Dus wanneer u onze website bezoekt, in overeenstemming met artikel 22 van Wet 34/2002 van de Informatiemaatschappij (GDPR), hebben we u om toestemming gevraagd voor het gebruik ervan. Dit alles om onze services te verbeteren. We gebruiken Google Analytics om anonieme statistische informatie te verzamelen, zoals het aantal bezoekers van onze site. Cookies die worden toegevoegd door Google Analytics vallen onder het privacybeleid van Google Analytics. Als u wilt, kunt u cookies van Google Analytics uitschakelen.

Houd er echter rekening mee dat u cookies kunt in- of uitschakelen door de instructies van uw browser te volgen.