Waterschap Zuiderzeeland start met een pre-depot

20 januari 2023: Samenwerking Waterschap Zuiderzeeland & DiVault een feit!

Heel enthousiast zijn we over de samenwerking met onze nieuwe klant Waterschap Zuiderzeeland. Maandag 18 januari j.l. tekenden afdelingsmanager en CIO Jan Boeije van het waterschap en Hans Mannaert van DiVault het contract in Lelystad. Het waterschap kiest voor de pre-depotoplossing van DiVault om alle reeds bestaande informatie veilig en duurzaam te bewaren zodat deze informatie voor de toekomst ook toegankelijk blijft. DiVault levert niet alleen het platform maar zal ook de migratie van een aantal oude softwareomgevingen ondersteunen zoals het zaaksysteem Verseon.

Waterschap Zuiderzeeland is de waterbeheerder in Flevoland en een klein deel van Friesland en Overijssel. Waterschap Zuiderzeeland zet zich in voor droge voeten en goed, voldoende en veilig water, in samenwerking met gemeenten, provincies, natuur- en maatschappelijke organisaties, belangenbehartigers en andere waterschappen.

Voor meer informatie kunt u terecht bij: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Gemeente IJsselstein en Montfoort starten met pre-depot.

11 november 2022: gemeente IJsselstein en Gemeente Montfoort gaan pre-depot in gebruik nemen.

Aangezien de gemeente IJsselstein en gemeente Montfoort besloten hebben om ieder zelfstandig verder te gaan moest er een oplossing gevonden worden om de informatie in het gezamenlijke zaaksysteem Mozard veilig te stellen. Na onderzoek van KB&P is gekozen voor de oplossing van het pre-depot van DiVault. DiVault levert niet alleen de digitaal duurzame digitaal bewaarplaats maar verzorgt/ondersteunt tevens het gehele proces van selectie, ontvlechting, mapping, migratie en opname van alle data vanuit Mozard naar het (pr)e-depot. Alles in nauwe samenwerking met de medewerkers van beide gemeenten. Zodra de informatie is opgenomen is deze direct toegankelijk voor de geautoriseerde ambtenaren en kan ter zijner tijd worden vernietigd of worden overgebracht naar het e-depot van het RHC Rijnstreek & Lopikerwaard.

Voor meer informatie kunt u terecht bij: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Streekarchief Voorne-Putten kiest voor DiVault

10 mei 2022: Streekarchief gunt aanbesteding E-depot aan DiVault

Het Streekarchief Voorne-Putten (SAVP) heeft, samen met de aangesloten gemeenten: Nissewaard, Hellevoetsluis, Brielle en Westvoorne, na een uitgebreid en zorgvuldig aanbestedingstraject gekozen voor het E-depot van DiVault. Het E-depot is een start voor het archief en de aangesloten gemeenten om actief invulling te geven aan een duurzaam digitaal archiefbeleid. Het samengaan van de gemeenten Hellevoetsluis, Westvoorne en Brielle per 1 januari 2023 tot de gemeente Voorne aan Zee, zorgt ervoor dat er nu behoefte is aan een veilige bewaarplaats voor de bestanden uit die systemen die vervangen worden. De keuze voor DiVault betreft dan ook niet alleen de keuze voor een duurzaam (e-)depot maar ook voor een partner met de benodigde kennis en ervaring om die informatie te organiseren en op te nemen.

Voor meer informatie kunt u terecht bij: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Centric en DiVault gaan samenwerken op het gebied van Digitale Duurzaamheid

Gouda/Beverwijk, 21 december 2021- Centric, een van de grootste IT-dienstverleners van Nederland, gaat een partnership aan met DiVault, specialist van eDepot-oplossingen.

Met de samenwerking geven Centric en DiVault klanten de mogelijkheid om informatiebeheer vorm te geven tijdens de gehele levenscyclus van informatie: van het ontstaan van informatie bij het primaire proces, het gebruik van de informatie, het beheren van de informatie voor overdracht naar een archiefbewaarplaats (predepot) én de lange termijn preservatie van informatie.

Digitale Preservatie  Veel ondersteunende oplossingen richten zich op het actieve proces. Het beheren van de informatie voor jaren daarna is niet bij alle applicaties even goed in beeld. Gemeenten en leveranciers zijn hier met een inhaalslag bezig. Centric en DiVault combineren samen de kennis van processystemen met de kennis van digitale preservatie. Hiermee kunnen processystemen worden uitgebouwd voor beter preserveren. Maar ook zorgt deze verbinding voor écht archiving by design.

Betere Ketenregie  Met de vaststelling van het MDTO is er nu een uitbreidbaar metadatamodel om alle gemeentelijke informatie te kunnen preserveren. Het vervolg is dat leveranciers gezamenlijk de koppelingen moeten realiseren om de informatie uit systemen beschikbaar te maken. DiVault en Centric kunnen in de samenwerking deze koppelingen gezamenlijk uitwerken en beproeven per domein. Daarmee ontstaat pas echt regie op informatie in de keten.

Gemeente Westland gunt aanbesteding e-depot aan DiVault

1 oktober 2021: e-depot wordt centraal informatiedepot Gemeente Westland

Gemeente Westland heeft, na een uitvoerige testfase, de aanbesteding voor het E-depot gegund aan DiVault. Met deze keuze wil de gemeente een centraal informatiedepot inrichten waarin zowel gedigitaliseerde stukken als afgesloten duurzaam te bewaren digitale stukken uit Zaak, VTH en Videotulen systemen. Het E-depot maakt onderdeel uit van het gemeentelijk programma Klant In Beeld, Informatie Op Orde (KIBIOO). Een goed en gedegen vernietigingsproces binnen het E-depot was een belangrijke voorwaarde binnen het prgramma van eisen.

Gemeente Zeist gaat data Corsa en PerfectView veiligstellen in E-depot DiVault

24 september 2021 Gemeente Zeist kiest voor E-depot DiVault voor duurzaam bewaren digitale informatie.

Gemeente Zeist is druk bezig een nieuw zaaksysteem in gebruik te nemen. Voor het duurzaam bewaren van de informatie van de te vervangen Corsa en PerfectView applicaties die niet wordt overgebracht naar het nieuwe zaaksysteem, kiest de gemeente Zeist voor het digitale depot / E-depot van DiVault. DiVault zal samen met de gemeente Zeist en de systeemleveranciers van Corsa (BCT) en PerfectView (IlionX) de transitie verzorgen naar het E-depot. Het betreft zowel te vernietigen als over te brengen informatie. Groot voordeel van het direct opnemen van de informatie in het E-depot is dat niet alleen de toegankelijkheid maar ook de kwaliteit en duurzaamheid voor de toekomst is geborgd. Doelstelling is om voor eind 2021 het traject te hebben afgerond. 

Samenwerking A2 Gemeenten zetten E-depot in voor Verseon bestanden.

5 augustus 2021: Gemeenten Valkenswaard, Cranendonck en Heeze-Leende aan de slag met E-depot.

Voor het duurzaam bewaren van de dossiers in het verouderde DMS systeem Verseon gaat Samenwerking A2 gemeenten het E-depot van DiVault gebruiken. Het traject start 1 september 2021 en doel is om eind 2021 alle te bewaren bestanden vanuit Verseon te hebben opgenomen in het E-depot zodat de Verseon applicatie kan worden afgesloten. Aangezien de betrokken gemeenten ook zijn aangesloten bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven kan, voor de bestanden waar dat van toepassing is, op termijn eenvoudig worden overgebracht naar het E-depot van het RHCe. Na het Verseon project zal hetzelfde traject worden doorlopen met de bestanden uit het VTH systeem Squit XO van Roxit wat eveneens wordt uit gefaseerd.

Gemeente Laarbeek ook aan de slag met E-depot-Uitplaatsing

1 juli 2021: Gemeente Laarbeek start E-depot traject.

In navolging van de Gemeente Bladel en de Gemeente Someren gaat per 1 juli 2021 ook de Gemeente Laarbeek aan de slag met hun eigen E-depot. Zo kunnen zij zelf hun informatie die duurzaam moet worden bewaard organiseren en veiligstellen. Indien nodig conform de selectielijst vernietigen danwel overbrengen naar het E-depot van het RHC Eindhoven. 

Gemeente Someren start met E-depot-Uitplaatsing.

1 juni 2021: Gemeente Someren kiest voor E-depot DiVault!

Om in eerste instantie de gedigitaliseerde bouwvergunningen, die nog niet hoeven te worden overgebracht, op orde te maken, kiest de gemeente Someren om aan de slag te gaan met E-depot-Uitplaatsing van DiVault. Hiermee kunnen in de nabije toekomst ook andere te vernietigen stukken uit meerdere bronsystemen georganiseerd en beheerd worden. Overbrenging naar het RHC Eindhoven, die eveneens gebruik maakt van het E-depot van DiVault, is hiermee enorm vereenvoudigd en beperkt zich tot een spreekwoordelijke "druk-op-de-knop". In navolging van de gemeente Bladel is de gemeente Someren de 2e gemeente in de regio die zelf aan de slag gaat met het E-depot om hun informatie duurzaam op orde te maken. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met het RHC Eindhoven en DiVault.

Vernietigen in het E-depot NU mogelijk !

15 september 2021 Vernietigingsproces beschikbaar in E-depot DiVault

In nauwe samenwerking met de klanten van het E-depot van DiVault is het vernietigingspoces vastgesteld en vervolgens ingericht in het E-depot van DiVault. Met de recente software release kunnen nu alle DiVault E-depot klanten standaard gebruik maken van deze extra functionaliteit. Dit is het sluitstuk om UITPLAASTING in het E-depot mogelijk te maken. Hiervoor waren al de autorisatie en mutatiemogelijkheden aanzienlijk uitgebreid, aangezien voor uitplaatsing meer functies gewenst zijn dan voor overbrenging. Vernietiging biedt niet alleen archieven de mogelijkheid om hun diensten uit te breiden maar ook archiefvormers de gelegenheid om zelf het E-depot in te zetten binnen hun eigen informatiearchitectuur. Aansluiten op actieve bron/zaaksystemen en het opnemen van informatie uit (oude) DMS zijn nu eenvoudig op te pakken. Ook is het nu mogelijk om het E-depot als Pre-depot of RMA te gebruiken ter voorbereiding van eventuele definitieve overbrenging naar het E-depot van een (externe) archiefinstelling.

In verband met grote belangstelling wordt het webinar van 11 mei 2021 herhaald.

Voor meer informatie zie ons webinar Vernietigen of stuur een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Migratie informatie DMS systeem naar E-depot

De gemeente Oldambt neemt volledige DMS inhoud op in het E-depot.

DiVault heeft in opdracht van de gemeente Oldambt de volledige inhoud van het oude DMS systeem Corsa, opgenomen in het E-depot. Het betreft meer dan 550.000 bestanden met zowel te vernietigen als duurzaam te bewaren informatie. Op basis van een door DiVault aangeleverde technische analyse hebben de DIV medewerkers van de gemeente  gezorgd dat informatie opgeschoond en verrijkt werd alvorens deze ge-exporteerd, georganiseerd en ge-ingest werd in het E-depot. Het Corsa-systeem is hiermee volledig afgebouwd en de ambtenaren kunnen de bijgewerkte en geselecteerde informatie nu direct raadplegen via het E-depot. Gezien de uitgebreide en gebruikersvriendelijke zoekmogelijkheden zijn de eerste reacties zeer positief. Het gebruik van het E-depot als centrale informatiebron is daarmee ook enorm toegenomen.

Voor meer informatie over het projectmatig uitfaseren van uw oud (DMS) sotware systeem neem dan contact op met: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Eerste Drentse gemeente aan de slag met E-depot.

8 december 2020: Gemeente Coevorden start met E-depot DiVault!

De gemeente Coevorden is benoemd tot culturele gemeente van Drenthe voor dit en komend jaar. Dit is mede de aanleiding om te starten met het op orde en toegankelijk maken van te bewaren digitale (culturele en gemeentelijke) bestanden. Afgelopen maand is daar een overeenkomst getekend met DiVault om ook Coevorden cultureel digitaal te tonen aan het publiek. Uiteraard is dit het begin om digitale duurzaamheid breed in de gemeente te organiseren en te verankeren. Zover bekend is de Gemeente Coevorden de eerste gemeente in de provincie Drenthe die deze stap neemt.

DiVault op LIVE ! 2021

LIVE! 2021   DiVault demonstreert E-depot tijdens Systemen in Beeld event LIVE! 2021. 

Op donderdag 4 maart 2021 organiseert KBenP hun jaarlijks Systemen in Beeld event. Dit keer, in verband met Covid-19, online. DiVault doet hieraan voor het eerst mee en zal een inkijk geven in het E-depot en de mogelijkheden voor gebruik binnen de lokale overheid. Zowel voor organisaties die het archiefbeheer zelf uitvoeren als in gemeenschappelijkheid is het E-depot goed bruikbaar en kan, naast het invullen van de archieftaak, een belangrijke bijdrage leveren in het organiseren en op orde brengen van overheidsinformatie. 

Voor meer informatie zie: https://systemeninbeeld.nl/live-2021/ 

E-depot beheer & ontwikkelproces ISO27001 gecertificeerd !

29 januari 2021 DiVault ISO27001 gecertificeerd!

Na de positieve audits in november en december 2020 is het DiVault E-depot volledig ISO27001 gecertificeerd! De datacenters waarin de systemen staan voldeden al jaren aan de eisen van beveiligingsrichtlijnen van ISO en nu zijn de ontwikkel en beheerprocessen voor en rond het E-depot ook grondig getoetst met een positief resultaat. Hiermee is de volledige E-depot omgeving zowel fysiek als de processen ISO27001 goedgekeurd. DiVault voert zowel de ontwikkeling als het onderhoud van het E-depot volledig in eigen beheer uit en daarmee is dit certificaat een mooie bevestiging van het kwaliteitsniveau van de organisatie.

Gemeente Bladel krijgt eigen E-depot

3 november 2020: Gemeente Bladel start met eigen E-depot

De gemeente Bladel is aangesloten bij het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven voor haar over te brengen archieven. De gemeente heeft echter de behoefte om digitale informatie, die uiteindelijk moet worden overgebracht, al eerder op te nemen in het E-depot. Op deze manier kunnen zij zelf zorgdragen dat informatie direct goed georganiseerd en compleet is zodra overbrenging aan de orde is. Het gaat hier om gedigitaliseerde bouwdossiers en bestanden uit het Corsa DMS. Om uitplaatsing mogelijk te maken heeft DiVault voor de gemeente Bladel een eigen tenant ingericht binnen het DDO/E-depot van het RHCe. De gemeente Bladel kan zo zelfstandig de stukken opnemen in hun E-depot tenant en aldaar indien nodig bewerken, totdat deze definitief worden overgebracht naar het DDO/E-depot van het RHCe. Daarbij is de gemeente volledig verantwoordelijk voor het beheer van hun E-depot en wordt hierbij ondersteund door DiVault. Met het in gebruik nemen laat de gemeente Bladel zien dat een E-depot ook toegankelijk is voor kleinere gemeenten. In verband met de richtlijnen rond Corona wordt de raadzaal van de gemeente gebruikt om de E-depot trainingen/overleggen te houden.

Stadsarchief Delft kiest voor E-depot van DiVault

29 september 2020 DiVault wint aanbesteding E-depot Stadsarchief Delft

Stadsarchief Delft: Archiefdienst voor de gemeenten Delft, Midden-Delfland, Pijnacker- Nootdorp en Rijswijk heeft na een uitgebreide aanbesteding het leveren van een E-depot voorziening met bijbehorende dienstverlening gegund aan DiVault, onderdeel van R5-projects BV. De komende 4 tot 6  jaar gaat DiVault samen en voor het Stadsarchief Delft een E-depot voorziening inrichten en diverse digitale duurzaam te bewaren informatiestukken organiseren, opnemen, preserveren en beschikbaar stellen.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of 085-0090330.

Bijeenkomst Stichting Digitale Duurzaamheid ihkv Anonimiseren

Bijeenkomst StDD: Anonimiseren noodzakelijk of niet?

De Stichting Digitale Duurzaamheid is voornemens om een thema bijeenkomst te houden over het nut of noodzaak rond anonimiseren van digitale archiefinformatie. Mede door de vele richtlijnen die de verschillende wetgevingen zoals AVG, WOO en Archiefwet met zich meebrengen, welke soms tegenstrijdig zijn, is het wel of niet beschikbaarstellen van openbare archiefinformatie een groot vraagstuk geworden. Commerciele partijen spelen daar handig op in met een veelvoud van mogelijke diensten en oplossingen rond dit vraagstuk. De stichting laat een aantal sprekers met elk hun eigen invalshoek zoals: een archivaris, een jurist, een archiefdirecteur en een specialist ohgv van anonimiseren, aan het woord om dit vraagstuk vanuit diverse invalshoeken te belichten. Definitieve agenda en locatie volgen medio oktober zodra duidelijk is of de Corona ontwikkelingen het toelaten om een bijeenkomst te houden. Maximum aantal deelnemers is 50 en kostenloos voor organisaties die donateur zijn van StDD. Voor voorlopige aanmelding kunt u een mail sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. mvv Bijeenkomst StDD.

In verband met Corona heeft het bestuur besloten om de bijeenkomst verschuiven naar het voorjaar van 2021. Heeft u interesse dan kunt u dat melden via genoemd e-mail adres. Wij zullen u dan tzt persoonlijk informeren.

RHC Rijnstreek & Lopikerwaard kiest voor E-depot DiVault

21 juli 2020 RHC R&L kiest voor E-depot DiVault.

RHCe verlengt samenwerking met DiVault!

25 maart 2020 RHCe verlengt overeenkomst met DiVault!

TMLO praktijk workshop groot succes!

De in april gestartte individuele workshops over het toepassen van TMLO in de praktijk is een groot succes. Inmiddels hebben meerdere gemeenten, erfgoedinstellingen en waterschappen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om in een halve dag aan de slag te gaan met TMLO. Vooral de mogelijkheid om eigen ervaringen te delen met die van consultants van DiVault biedt veel houvast om verder te gaan met het toepassen/introduceren van TMLO binnen de eigen organisatie.

Mocht u geinteresseerd zijn in deze workshop dan kunt u een mail sturen naar  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. onder vermelding van TMLO workshop of neem contact op met Hans Mannaert via telefoonnummer 085-0090330.